Viktigt att förstå skattefria och skattepliktiga kostförmåner

Som arbetsgivare kan du ibland bjuda dina anställda på mat i olika former, vilket ofta leder till frågor om skatter och förmåner. I Sverige räknas fri kost som en förmån, vilket i normala fall innebär att den är skattepliktig. Men det finns en del undantag och specifika regler att ha i åtanke.

Vad räknas som kost?

En måltid, så som frukost, lunch eller middag, betraktas som kost ur ett skatterättsligt perspektiv. Det kan även inkludera bufféer. Däremot är snacks som fikabröd eller frukt inte klassade som måltider och betraktas istället som skattefria personalvårdsförmåner. Det betyder att om du bjuder på sådana saker, behöver varken du eller den anställde betala skatt på dessa förmåner.

Skatteplikt vid luncher och måltider

Generellt sett, om du som arbetsgivare bjuder på lunch, så betraktas detta som en skattepliktig förmån, oavsett om det sker under en tjänsteresa, på en kurs eller i andra sammanhang. Detta gäller även om resan går utanför Sveriges gränser. Dock finns det undantag. Här är några exempel:

Frukost på hotell

Om en anställd övernattar på ett hotell och frukost ingår i rumspriset, är denna måltid skattefri. Om frukosten däremot betalas separat, blir den skattepliktig. Detta är viktigt att notera för att undvika oönskade skatteöverraskningar.

Extern och intern representation

Vid extern representation, vilket innebär affärsmöten med klienter eller kunder, är kostnaden för måltiden inte skattepliktig så länge det handlar om gemensamma måltidsarrangemang. Detsamma gäller för intern representation, som till exempel personalfester och intern utbildning, där måltiderna är skattefria under förutsättning att de är gemensamma. Men om det handlar om arbetsluncher eller liknande, räknas dessa inte som intern representation och blir skattepliktiga.

Regler för skattefri kost

Om det handlar om kortvariga sammankomster, som till exempel en intern kurs som varar högst en vecka, kan maten vara skattefri. Skatteverket kräver att dessa sammankomster dokumenteras noggrant, inklusive syftet med mötet och vilka som deltog.

Schablonvärde för kostförmån

Kostförmåner värderas utifrån schablonvärden som fastställs av Skatteverket. För år 2023 är schablonvärdena 275 kronor för helt fri kost (minst tre måltider), 110 kronor för lunch eller middag, och 55 kronor för frukost. Om en anställd själv betalar för en måltid, minskar förmånsvärdet med det beloppet, vilket påverkar skatteberäkningen.

Vad händer vid subventionering av måltider?

Om du som arbetsgivare subventionerar en måltid, gäller fortfarande schablonvärdet för att beräkna kostförmånen. Det spelar ingen roll om den anställde får maten till ett lägre pris än schablonvärdet. Om arbetsgivaren har högre kostnader för måltiden, måste schablonvärdet fortfarande användas i beräkningarna.

Redovisning av kostförmåner

Det är viktigt att notera att alla kostförmåner måste redovisas korrekt i lönespecifikationen och i arbetsgivarens deklaration. Arbetsgivaren betalar arbetsgivaravgift på dessa belopp, och den anställde kommer att beskattas för dem.

Sammanfattning av nyckelpunkter

  • Fri kost är normalt en skattepliktig förmån, men det finns undantag.
  • Snacks och fikabröd räknas som skattefria personalvårdsförmåner.
  • Frukost på hotell är skattefri om den ingår i rumspriset.
  • Extern och intern representation kan vara skattefria under vissa omständigheter.
  • Kostförmåner värderas enligt schablonvärden som fastställs av Skatteverket.
  • All information om kostförmåner måste redovisas korrekt för att undvika skattemässiga problem.